お招きする講師との打ち合わせにおいて、消費税、交通費、宿泊費を含むかどうかを確認する必要があります。諸経費を全て含む講師料設定にする方が予算作成において間違い発生しにくいと考えられます。また、チラシ・ポスター等に使用する画像・映像についての使用許可を取る必要があります。著名な方を講師に呼ぶ際には注意して下さい。

参考例として第67年度2月例会でお呼びしたデーモン小暮氏の議事録の一部です。

① ２月例会の会場、日時、内容について確認
名古屋能楽堂において２月１７日（金）１９：００～２１：００の開催について出演了
承を得る。例会の内容について、デーモン閣下は悪魔であるという前提を崩さない内容
にしてほしいと要望があり、第２部・第３部共に悪魔の視点での対談やパネルディスカ
ッションを行う方向で了承を得る。
例会当日は新幹線での日帰りとなるため、当日準備用にホテルを１部屋準備する。また
当日２２時台の最終新幹線にのるため、終了時刻は延びないよう要望される。
② 講師料について
講師料と別途スタイリスト・メイクリスト費・交通費・宿泊費が必要となり
ます。

③ チラシ・ポスター用に使用する写真・プロフィールについて
宣材写真をメールにて送付いただく。トリミングする際は頭の先まで入れなくてはなら
ない。またプロフィール内容について文面を送っていただく。